Comunicazione: conoscerla per essere più efficaci

La comunicazione può essere definita come un processo di scambio di informazioni e di condizionamento fra due o più persone che avviene in un determinato contesto. Questa definizione mette in risalto un aspetto fondamentale della comunicazione: essa permette non solo il passaggio di un contenuto, ma anche e soprattutto, un contatto con l’altro e, di conseguenza, la possibilità di influenzarne i comportamenti.

I principi della comunicazione

Come è possibile immaginare la comunicazione è un processo complesso che va ben oltre il semplice linguaggio, il quale costituisce solo uno dei possibili canali comunicativi a nostra disposizione. Per comprendere che cosa sia la comunicazione è necessario essere consapevoli dei principi (o assiomi) che ne costituiscono il nucleo e che ne fanno lo strumento fondamentale a disposizione di ciascuno per mettere in atto scambi comunicativi più chiari ed efficaci

Non si può non comunicare

La comunicazione, infatti, non è veicolata soltanto dalle parole: qualsiasi comportamento che un individuo mette in atto trasmette un’informazione e, poiché non è possibile non assumere alcun comportamento è facile capire come sia impossibile non comunicare.

Ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e un aspetto di relazione

Questo principio mette in evidenza i due livelli che caratterizzano ogni comunicazione: il primo riguarda il contenuto ovvero quello che si dice, l’informazione che si trasmette; il secondo livello, invece, è costituito dalla relazione cioè dal tipo di rapporto esistente tra gli interlocutori: per questo motivo alcuni messaggi pur avendo lo stesso contenuto possono assumere diversi significati relazionali molto diversi fra loro.

La qualità di una relazione dipende dalla punteggiatura e delle sequenze di comunicazione tra i comunicanti.

A seconda della “punteggiatura” usata cambia il significato dato alla comunicazione e alla relazione. La comunicazione comprende diverse versioni della realtà, che si creano e modificano durante l’interazione tra più individui. Queste diverse interpretazioni dipendono dalla punteggiatura della sequenza degli eventi, ossia dal modo in cui ognuno tende a credere che l’unica versione possibile dei fatti sia la propria. Nella vita di coppia, per esempio, il rischio è quello di osservare la situazione esclusivamente dal proprio punto di vista, usando cioè la propria punteggiatura e non riuscendo a cogliere quella dell’altro.

Esistono due tipi di comunicazione: la comunicazione analogica, o verbale e la comunicazione digitale, o non verbale.

Quando si parla di comunicazione verbale si fa riferimento al linguaggio scritto o parlato, il quale trasmette il contenuto del messaggio in modo chiaro e preciso grazie ad un sistema di codici condiviso dagli interlocutori. La comunicazione non verbale si basa invece sulla somiglianza tra ciò che si comunica verbalmente e il modo con cui, attraverso il linguaggio del corpo (sguardo, atteggiamento, tono della voce ecc …), vengono veicolati i messaggi emotivi e relazionali ad esso legati.

Una comunicazione efficace implica una coerenza fra entrambe le componenti appena descritte, in caso contrario il messaggio sarà incongruente e, di conseguenza, debole. È pero necessario sottolineare che la comunicazione non verbale è in parte influenzata dai fattori culturali, pertanto dei comportamenti possono essere interpretati in modo diverso da persone appartenenti a culture diverse.

Tutti gli scambi comunicativi si fondano o sull’uguaglianza o sulla differenza e quindi possono essere simmetrici o complementari.

Si dicono complementari gli scambi comunicativi in cui i comunicanti non sono sullo stesso piano ad esempio la mamma ed il bambino, il datore di lavoro e il dipendente.

Sono simmetrici gli scambi in cui gli interlocutori si considerano sullo stesso piano: è questo il caso di comunicazioni tra pari grado ad esempio colleghi, amici, compagni di classe ecc.

Il processo comunicativo

Nessuno di questi due tipi di scambi è di per sé negativo, ma è necessario che ciascuno sia in grado di avviare l’uno o l’altro tipo di interazione in funzione del contesto.

Come abbiamo visto la comunicazione è un processo, ovvero una serie di atti che hanno un obiettivo specifico, la comunicazione si considera avvenuta con successo quando l’emittente riesce a far capire al ricevente il senso il senso di quanto voleva comunicare.

Analizzando più nello specifico il processo comunicativo, esso ha inizio dalla volontà dell’emittente di trasmettere un pensiero all’esterno. Affinché questo sia possibile avviene la codifica, il pensiero viene cioè tradotto in simboli, segni o suoni con un significato condiviso. Una volta codificati i pensieri diventano messaggi che giungono al ricevente, il quale, a sua volta, metterà in atto un processo di decodifica che gli consentirà di ritradurre il messaggio in un significato.

Questo significato, proprio del destinatario, non è necessariamente identico a quello dell’emittente, ma sarà legato ai processi mentali che il ricevente ha messo in atto durante la decodifica. Ovviamente tutto questo è possibile solo nel caso in cui esista un significato (o codice) condiviso, in caso contrario non avverrà la decodifica e il messaggio non sarà compreso.

Una volta decodificato il messaggio il secondo soggetto vorrà produrre una risposta, diventando a sua volta un emittente e dando il via a un nuovo processo comunicativo di risposta (feedback). Lo scambio reciproco tra emittente e ricevente dà origine a una interazione.

Ascolto attivo

Con questo termine si intende quell’importante componente del processo comunicativo, attraverso il quale un individuo attenzione, in modo consapevole e volontario, a quanto viene comunicato da un altro individuo, senza pregiudizi, senza interruzioni e fornendo, se necessario, segnali di ascolto. Un ascolto di questo tipo non implica soltanto attenzione a ciò che viene detto, ma anche ai gesti e alle emozioni trasmesse da chi parla.

Feedbak

L’ascolto attivo ha una funzione fondamentale, ovvero individuare se il messaggio trasmesso inizialmente e a cui il ricevente ha risposto, è stato compreso correttamente. Esso permette cioè di cogliere il feedback: la risposta del destinatario a quanto viene comunicato e, attraverso di esso, è possibile individuare se la comunicazione è andata a buon fine.

Ovviamente, affinché questo sia possibile è necessario essere in grado di recepire il feedback in modo adeguato e completo. Il feedback non fa riferimento solo a una risposta verbale o scritta, ma include comportamenti, atteggiamenti o espressioni. L’attenzione a feedback non verbali può costituire un importante fonte di informazioni sull’efficacia di una comunicazione soprattutto con persone di lingua e cultura diverse, con le quali la restituzione verbale può non essere sempre chiara.

Essere più consapevoli per essere più efficaci

Comprendere i principi che governano la comunicazione e il suo funzionamento consente di avere una maggiore consapevolezza nel gestire le situazioni comunicative della quotidianità. La consapevolezza è a sua volta alla base di una comunicazione efficace ovvero uno scambio in cui il messaggio possa raggiungere l’obiettivo per il quale viene emesso.

Per riassumere quando detto in precedenza si ha una comunicazione efficace quando sono presenti tre elementi fondamentali, la presenza di un codice condiviso, un feedback su quanto è stato comunicato e l’ascolto attivo. Soltanto in presenza di questi tre elementi emittente e ricevente, nella continua alternanza di ruoli che costituisce il processo comunicativo, potranno recepire efficacemente i messaggi ricevuti e produrre risposte adeguate.